Leitfaden für (Admin) Testanwender

Noch keine Testversion von PREVISEC erhalten?

Dann einfach Demo anfordern! Hier entlang.

Erster Login

Um Ihre individuelle Testversion von PREVISEC zu nutzen, rufen Sie die URL mit einem Browser auf und loggen Sie sich ein. Die URL wird Ihnen von Ihrem Ansprechpartner beim Onboarding mitgeteilt.
Um sich als Testanwender einzuloggen können in der Regel keinen Single Sign On verwenden, sondern nutzen stattdessen die Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse sowie eines Passworts, um sich zu authentifizieren.

Klicken Sie auf „Anmelden“, um PREVISEC zu starten.

Noch kein Passwort?

Um Ihr Passwort festzulegen rufen Sie den Prozess zum Passwort zurücksetzen auf, indem Sie auf „Haben Sie Ihr Passwort vergessen?“ klicken. Geben Sie die Ihnen bekannte E-Mail-Adresse für Ihren Account ein und bestätigen Sie die Eingabe.

Sie erhalten eine E-Mail. Darin befindet sich ein Link, den Sie einmalig verwenden können, um ein neues Passwort zu definieren. Beachten Sie: Der Link hat eine kurze, beschränkte Gültigkeit – nutzen Sie ihn also zeitnah.
Verpasst? Kein Problem! Einfach nochmal einen neuen Link (wie beschrieben) anfordern.

Wenn Sie ein Passwort definiert haben fahren Sie fort unter „Erster Login“.

Dashboard

Sie landen auf dem Dashboard. Das Dashboard ist Ihr später zentraler Ausgangspunkt und die Übersicht für alle aktuellen Incidents, Krisen, To Dos, etc. Mehr Informationen zu den einzelnen Funktionen der Widgets auf dem Dashboard finden Sie im entsprechenden Beitrag.

Daten zu Locations

Um Daten in PREVISEC zu erfassen, die Sie im Incident-, Notfall- und Krisenmanagement unterstützen können, benötigen Sie mindestens eine „Location“. Das muss kein Ort im eigentlichen Sinne sein (wie z.B. ein Werk oder Bürogebäude Ihres Unternehmens), sondern kann auch einfach einen Teilbereich, eine Teil-Organisation oder abstrakte Konstrukte wie eine Veranstaltung darstellen.
Einen Überblick zum Thema Locations und alle Funktionen und relevante Einstellungen finden Sie in diesem Beitrag.

Locations beinhalten drei wesentliche Bestandteile, denen Sie Struktur geben können: Die benutzerdefinierten Angaben, zugewiesene Assets und Verantwortlichkeiten. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

1. Legen Sie einige benutzerdefinierte Angaben an. Öffnen Sie dazu das Menü „Standortangaben“ in „Administration“. Wie das Bearbeiten der Angaben funktioniert lesen Sie im Beitrag.
2. Außerdem schauen Sie sich die Assets an: Welche technischen Vorrichtungen könnten Sie bspw. im Zusammenhang mit Incidents interessieren? CCTV? Tresore? EMA?… Definieren Sie ein Asset und geben Sie ihm 2-3 Eigenschaften, die relevante Informationen darstellen. Die Anleitung dazu gibt es hier.
3. Zuletzt das Thema Verantwortlichkeiten. PREVISEC kann genutzt werden, um z.B. Standortleiter zu bestimmten Themen an ihrem Standort zu benachrichtigen. Den Prozess dazu können Sie mit der allgemeinen Rolle „Standortleiter“ später komfortabel einmalig definieren. Um nun einen Bezug herzustellen zwischen Personen und Organisationseinheiten, für die jene eine bestimmte Aufgabe übernehmen, werden die Zuweisungen verwendet. Legen Sie eine Rolle mit verantwortlicher Position an einer Location an (z.B. Werkleiter, Regionalbetreuer, etc.). Generieren Sie einen Benutzer in dieser Rolle und geben Sie ihm die Verantwortlichkeit an mindestens einer Location.
   Folgen Sie dazu den Beiträgen zur Verwaltung von Benutzergruppen (beachten Sie besonders den zweiten Abschnitt zu „Rolle Location“) und erstellen Sie einen Benutzer in dieser Rolle.

Location anlegen

Um im weiteren Verlauf möglichst viele Funktionen von PREVISEC nutzen zu können und den soeben erstellten User seiner Verantwortlichkeit zuzuweisen, sollten Sie mindestens eine Location hinzufügen. Klicken Sie dazu in der (leeren) Übersicht (Locations) rechts oben auf den Button.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie alle allgemeinen (standard-) Angaben tätigen können. Außerdem finden Sie die soeben von Ihnen definierten Strukturen: Unter der Karte befinden sich Ihre selbst definierten Datenfelder, rechts in der Randspalte die Assets und abschließend, am Ende der Seite, eine Tabelle für die zuzuweisenden Verantwortlichkeiten. Sie sollte einen Eintrag mit dem Namen Ihrer neuen Benutzergruppe enthalten.

Befüllen Sie alle Angaben und weisen Sie den Benutzer in der Matrix für Verantwortlichkeiten zu.

Ohje, muss ich das jetzt für alle Standorte so machen?? Nein, keine Sorge! PREVISEC ist als Plattform darauf ausgelegt, integriert zu werden. In der Regel kommen Basisdaten wie jene zu Locations und Verantwortlichkeiten über die Schnittstelle aus einem anderen System.

Kategorien und Szenarien anlegen

Um Risiken in PREVISEC erfassen zu können und darauf basierend das Incident- und Krisenmanagement durchzuführen, müssen Unternehmen ihren „Risikokatalog“ hinterlegen. Das geschieht über sogenannte Kategorien, Unterkategorien und Szenarien. Sie definieren jeweils den Informationsumfang, Informationsfluss sowie einen Workflow für bestimmte Arten von Vorfällen. Legen Sie einige Kategorien und Szenarien an, um gleich mit dem Testen starten zu können.
Hier eine beispielhafte Struktur, die Sie wählen können. Weitere Tipps und Hilfe gibt’s hier.

Achtung: Sie müssen Berechtigungen vergeben! Vergeben Sie z.B. einfach der Gruppe „Administrators“ (Ihre aktuelle Gruppe) alle Rechte an Ihren Kategorien/Szenarien. Nur dann können Sie Ereignisse erfassen, öffnen, etc. Dazu in der Sektion „Berechtigungen“ in der linken Spalte immer die Gruppe „Administrators“ eintragen. Details finden Sie in der oben verlinkten Hilfe.

Unsere Beispiel-Struktur:

• Corporate Security
  • Umweltrisiken
    • Flut/Hochwasser
    • Brand
  • Physische Bedrohungen
    • Einbruch
    • Vandalismus
• Cybersecurity
  • Anwendungen
    • Missbrauch von Accounts
  • Kommunikation
    • Phishing
  • Netzwerk/Infrastruktur
    • Spoofing
• Datenschutz
  • …
• Produktsicherheit/Qualität
  • …

Ereignisse erfassen

Jetzt kann es losgehen! Wenn Sie auf das Dashboard navigieren, können Sie über die Schaltfläche „Zu welcher Location möchten Sie einen Incident melden“ Ihr erstes Ereignis erfassen. Probieren Sie bei der Erfassung die verschiedenen Klassifizierungen aus und beobachten Sie, wie sich die Meldung verändert. So können Sie später Mitarbeiter immer gezielt nach den relevanten Informationen fragen.

Gut zu wissen: Die Benennungen im System sind alle individuell zu gestalten. Wie also z.B. der einladende Slogan zum Verfassen einer Meldung lautet, damit er Ihre Mitarbeiter passend adressiert, ist individuell festgelegt.
Wichtig ist auch: Meldungen können natürlich nicht nur manuell über die App erfasst werden, sondern natürlich auch über Integrationen mit der API von PREVISEC übermittelt werden. Das ist eine wichtige zusätzliche und zuverlässige Quelle für sicherheitsrelevante Informationen.

Erfasste Incidents sichten & bearbeiten

Über Ihr Dashboard oder das Menü Incidents finden Sie alle erfassten Ereignisse. Öffnen Sie einige davon und erkunden Sie die verschiedenen Funktionen in den Incidents. Das Interface haben wir besonders ordentlich und aufgeräumt gestaltet, sodass Sie sich gut zurechtfinden sollten. Wenn Sie dennoch Tipps & Hilfe lesen möchten, rufen Sie unsere Rubrik zu Incidents auf.

Ein abschließender Hinweis: Um Datenfelder zu bearbeiten, muss man in PREVISEC einen Doppelklick auf das Feld ausführen. Um die Bearbeitung zu beenden und das Ergebnis zu speichern einfach aus dem Feld heraus, irgendwo anders hin auf der Seite klicken. Aktualisierungen werden immer Live in den Feed geschrieben und auch an alle Nutzer, die eine Seite geöffnet haben, populiert.

Krisenmanagement

Jetzt, wo einige Incidents bzw. Ereignismeldungen in PREVISEC vorliegen, kann auch das Krisenmanagement genutzt werden. Sie können dazu ein einzelnen Ereignis über das Floating Menü (der „+“-Button rechts unten) eskalieren, indem Sie auf die Auswahl „zu Krisenraum eskalieren“ klicken.

Alternativ öffnen Sie das Menü Krisenmanagement und eröffnen dort einen neuen Krisenraum. Wie Sie diesen mit Daten befüllen und im Krisenraum mit dem Krisenstab zusammenarbeiten können, lesen Sie hier.

Analysen erkunden

Abschließend können Sie im Menü „Analysen“ die Möglichkeiten für Analysen und Visualisierungen erkunden. Welche Funktionen Sie hier genau verwenden können und wie die einzelnen Charts funktionieren ist im Abschnitt Analysen beschrieben.

Wenn Sie bis hierhin gekommen sind und alle Abschnitte bearbeiten konnten, haben Sie unser gesamtes Playbook für Testanwender erfolgreich durchlaufen! Wir freuen uns, wenn es Ihnen geholfen hat.

Wenn Sie noch Fragen haben zögern Sie nicht, jederzeit unser Team zu kontaktieren. Sie erreichen uns unter der in PREVISEC angegebenen E-Mail-Adresse oder über dieses Kontaktformular: