„Locations“ in PREVISEC sind entweder buchstäblich Standorte eines Unternehmens bzw. einer Organisation (Werke, Bürostandorte, Lager, etc.) oder organisatorische Einheiten. Entsprechend können individuelle Wordings im System konfiguriert werden, um Nutzern eine entsprechend klare und verständliche Experience zu bieten. Für eine Event-Agentur ist das zentrale Element dann bspw. eben immer eine „Veranstaltung“. Im Folgenden sprechen wir der Einfachheit halber nur von „Locations“.
Jeder erfasste Vorgang hat eine Relation zu genau einer Location. Diese ist allerdings unabhängig vom Ereignisort und stellt nur einen organisatorischen Bezug her. Er ist wichtig, um die hinterlegten Prozesse und Konzepte besser abbilden zu können. Mehr zu den Vorgängen finden Sie im Bereich zu den Incidents.
Übersicht
Wenn Sie das Menü „Locations“ aufrufen landen Sie auf einer tabellarischen Übersicht aller hinterlegten Elemente. Verwenden Sie die Suche, um bestimmte Elemente zu finden. Diese Liste ist responsiv hinsichtlich der Benutzerrechte, d.h. möglicherweise ist es Ihnen nur erlaubt, einen Teil der Elemente zu sehen oder aufzurufen.
Location hinzufügen
Um eine neue Location zu ergänzen klicken Sie rechts oberhalb der Tabelle auf „Location hinzufügen“. Sie landen auf dem Dialog für die Details zu Location. Um eine neue Location zu erstellen müssen Sie nur die mit einem Sternchen markierten Angaben vornehmen.
Allgemeine Angaben
Status
Der Status gibt an, ob das Element derzeit verwendet werden kann/soll und in welcher Phase bzw. welchem Zustand es sich befindet. Wählen Sie eine treffende Beschreibung aus. Wenn Ihnen Auswahlmöglichkeiten fehlen wenden Sie sich bitte an unseren Support oder Ihre Projekt-Ansprechpartner.
Location ID
Die ID ist eine eindeutige Kennung, die Sie verwenden, um die Elemente zu unterscheiden. Vergeben Sie am besten Nummern bzw. Kennungen (es können natürlich auch Buchstaben und Zeichen enthalten sein), die Sie intern bereits in anderen Systemen verwenden. Das schafft Konsistenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit. Wenn die Daten automatisch synchronisiert werden, ist das sogar eine Grundvoraussetzung.
Titel
Benennen Sie das Element treffend und möglichst so, dass auf einen Blick erkennbar ist, welche Einheit gemeint ist. Beispiele: „Werk Berlin“, „Büro Bonn“, „Kai 42“, „Gebäude 3, F31“, usw.
Firmierung
Sofern es sich bei Ihren organisatorischen Elementen um Legaleinheiten handelt, können Sie hier die technisch korrekte Firmierung eintragen.
Kontaktdaten
Wenn es sich in Ihrem Anwendungsfall um Standorte oder Organisationeinheiten handelt, die eine Art zentrale Erreichbarkeit haben, können Sie diese hier hinterlegen.
Adressdaten
Wählen Sie zunächst ein Land aus, um weitere Angaben vorzunehmen. Die Länder können Sie selbst definieren. Mehr dazu in diesem Beitrag.
Anschließend können Sie das Element – sofern zutreffend – geografisch verorten. Nutzen Sie dazu das Suchfeld in dem Kartenausschnitt (rechtes oberes Eck) und wählen Sie ein Ergebnis aus. Die Adress-Angabe wird aus dem Register des hinterlegten Kartendienstes übernommen. Alternativ können Sie die Position des Markers per Drag & Drop auf der Karte versetzen. Dann müssen bzw. können Sie die Adresseingabe manuell vornehmen. So ist es z.B. möglich, Standorte einzugeben, deren Kartierung falsch ist oder deren Adresse dem Kartendienst nicht bekannt ist (neue Baugebiete, spezielle Konstellationen wie z.B. Raststätten).
Benutzerdefinierte Angaben
Ihre Organisation kann selbst alle weiteren Angaben verwalten, die Sie zu einer Location festhalten möchte. Dementsprechend tauchen in diesem Abschnitt individuelle Abfragen, Felder, Werte, etc. auf, die wir leider nicht allgemein näher beschreiben können. Auch hier können Pflichtangaben enthalten sein. Nehmen Sie mindestens diese vor, um das Element am Ende speichern zu können.
Informationen zu Verwaltung dieser Angaben finden Sie hier.
Zuweisungen
In der Matrix für Zuweisungen sind diejenigen Benutzergruppen gelistet, bei denen die Option „Rolle Location“ aktiviert ist. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.
Klicken Sie in die jeweilige Zeile der Gruppe, um aus allen Benutzern dieser Gruppe einige Benutzer in der beschriebenen Rolle für die gerade geöffnete Location zuzuweisen. Sie können zwischen 0 und allen Benutzern der jeweiligen Gruppe beliebig viele Personen zuweisen. Einzelne Personen können auch in mehreren Locations einer Verantwortlichkeit zugewiesen werden.
Typische Beispiele wären: Regionalleiter (haben mehrere Locations zugewiesen), Werksleiter (verantwortlich für 1 Location), Schichtführer (bspw. 5 pro Standort), Sicherheitskoordinator.
Diese Zuweisungen haben Implikationen auf die Berechtigungen von Benutzern (Benutzer brauchen mindestens eine Zuweisungen, um ihre Aufgaben im System wahrnehmen zu können) und auf die Einbindung in Benachrichtigungen und Workflows.
Die Auswahl des Landes für eine Location kann Einfluss darauf haben, welche Gruppen in der Matrix angezeigt werden. Dies ist dann der Fall, wenn bestimmte Gruppen über Ihre Einstellungen einen festen Bezug zu einem Land/einer Region aufweisen. Falls in der Matrix also Gruppen fehlen, prüfen Sie diese Einstellungen.
Assets
Die verfügbaren Assets werden ebenfalls eigenständig von Ihrer Organisation verwaltet. Den entsprechenden Beitrag dazu finden Sie hier.
Aktivieren Sie den Schieberegler neben einem Asset, um zu vermerken, dass dieses für die in Bearbeitung befindliche Location zutreffend ist. Abhängig von der Konfiguration öffnen sich bei der Aktivierung mehrere Felder, in denen Sie Eigenschaften zu dem Asset festhalten können. Befüllen Sie diese soweit erforderlich bzw. bekannt und gehen Sie anschließend weiter zum nächsten Asset.
Öffnungszeiten
Unternehmen können für Ihre Locations sofern zutreffend auch eine eigene Struktur für Öffnungszeiten definieren. Diese finden Sie unter den Assets. Befüllen Sie die jeweilige Zeile mit den korrekten Zeiten.
Um Ihre Änderungen zu Speichern klicken Sie abschließend auf „Location hinzufügen“.
Sie können den Dialog jederzeit mit „Zurück“ verlassen, ohne Ihre Angaben zu übernehmen.
Location bearbeiten
Um eine Location zu bearbeiten, starten Sie in der Übersicht der Locations. Navigieren Sie zu einem bestimmten Element, das Sie bearbeiten möchten, indem Sie blättern oder die Suche verwenden.
Klicken Sie am Ende der Zeile auf „Bearbeiten“. Sie gelangen in den Dialog für die Detail zu diesem Element, der mit den aktuellen Daten befüllt ist. Befolgen Sie die Schritte im vorhergehenden Abschnitt, um die einzelnen Daten wo gewünscht anzupassen.
Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend. Beachten Sie unsere Hinweise zur „Speichern“-Funktion.
Location löschen
Um eine Location zu löschen, starten Sie in der Übersicht der Locations. Navigieren Sie zu einem bestimmten Element, das Sie löschen möchten, indem Sie blättern oder die Suche verwenden.
Klicken Sie am Ende der Zeile auf „Löschen“, um das Element zu löschen, und bestätigen Sie die Aktion.
Wenn Sie eine Location löschen kann diese nicht mehr aktiv im System genutzt werden. Trotzdem bleibt sie für die Analysen in der Datenbank gespeichert.
Muss ich jetzt alle Standorte meines Unternehmens manuell in PREVISEC eintragen? Nein!
Auch an dieser Stelle hilft die Plattform-Architektur von PREVISEC: Wenn Sie ein (oder mehrere) System(e) besitzen, in welchem Sie relevante Informationen automatisch abrufen können, um Sie synchron in PREVISEC zur Verfügung zu haben, dann kann es sich lohnen, eine Integration vorzusehen. Auch sporadische Importe (z.B. aus csv-Dateien) sind ein denkbarer Weg. Sprechen Sie dazu gern mit Ihren Projekt-Ansprechpartnern!