Voraussetzungen
Um Dokumente an den verschiedenen Stellen verwenden zu können, müssen Sie diese zunächst im Bereich „Dokumente“ hochladen. Damit machen Sie die Dateien unabhängig von anderen Speicherorten in PREVISEC verfügbar und können somit auch bei IT-Problemen auf die Inhalte zugreifen. Mehr zur Verwaltung von Dokumenten finden Sie in diesem Beitrag.
Wo kann ich Dokumente verlinken?
Grundsätzlich können Sie überall einen Link zu den entsprechenden Daten einfügen. Es gibt allerdings ein paar Stellen, an denen PREVISEC dann nicht nur den Link anzeigt, sondern den Inhalt unmittelbar an dieser Stelle zur Anzeige bringt. So können User schneller und einfacher auf entsprechende Hilfestellungen und Details zugreifen. Zudem werden hierfür keine besonderen Berechtigungen benötigt.
Diese Anzeigefunktion gibt es für folgende Elemente:
- Aufgaben (inkl. Vorlagen)
- SOPs
- Einträge in Feeds
Wie kann ich ein Dokument hinzufügen?
Sie fügen ein Dokument zur Direktansicht ganz einfach ein, indem Sie in Ihrem Text den Link zum Dokument einfügen. Wir erklären dies am Beispiel einer Aufgabe:
- Sie erstellen eine neue Aufgabe und machen alle notwendigen Angaben. Ihre Beschreibung lautet [Ihre Beschreibung]
- Jetzt möchten Sie einen Hinweis auf ein hilfreiches Dokument ergänzen. Öffnen Sie dazu „Dokumente“ und navigieren Sie zur gewünschten Datei. Öffnen Sie diese und kopieren Sie die URL.
- In Ihrer Aufgabe ergänzen Sie die Beschreibung beispielsweise wie folgt:
[Ihre Beschreibung]
Hilfreiche Dokumente: [Link]
An der Stelle [Link] fügen Sie den Link, den Sie kopiert haben ein. - Speichern Sie die Aufgabe ganz normal. User, die die fertige Aufgabe betrachten bekommen jetzt automatisch den Preview zum Dokumente angezeigt.