Administratoren und fachlich Verantwortliche können in PREVISEC verschiedene Dateien (z.B. PDF und Bilder) hochladen, um diese an relevanten Stellen im System als Unterstützung einzubinden. Typische Beispiele für solche Dokumente sind: Übersichtskarte Erste Hilfe, Checklisten, Vorgangsbeschreibungen und Merkblätter.
Die hierfür verfügbaren Benutzerrechte befinden sich in den Einstellungen zu der jeweiligen Benutzergruppe. Aktuell gibt es nur kollektive Rechte an den Dateien.
Eine neue Datei erstellen
Um eine neue Datei oder ein Dokument hinzuzufügen, navigieren Sie in das Menü „Dokumente“. Sie sehen die Liste mit allen aktuell verfügbaren Dateien. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ rechts oberhalb der Liste.
Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen eines neuen Uploads. Geben Sie der Datei einen trefflichen Namen. Achten Sie auf eine möglichst verständliche und eindeutige Benennung – die Datei wird später in verschiedenen Kontexten verwendet und muss gut erkennbar sein. Ergänzen Sie optional eine Beschreibung und laden Sie die betreffende Datei in einem der erlaubten Dateiformate hoch. Dazu können Sie auf die Fläche klicken und zum gewünschten Objekt navigieren. Alternativ nutzen Sie „Drag & Drop“.
Speichern Sie Ihre Daten. Das erfolgreiche Speichern wird Ihnen wir immer angezeigt.
Datei bearbeiten
Wenn Sie eine bestehende Datei bearbeiten möchten (z.B. die Benennung ändern oder die verknüpfte Datei mit einer aktuelleren Version ersetzen), rufen Sie die Übersicht aller Dokumente über das Menü auf. Am Ende jeder Zeile sehen Sie die Bearbeiten-Option für jedes Dokument. Klick Sie auf „Bearbeiten“ bei derjenigen Datei, die Sie ändern möchten. Es öffnet sich derselbe Dialog wie für „Datei erstellen“ – befüllt mit den aktuell gültigen Informationen und dem aktuell hinterlegten Upload. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und vergessen Sie nicht, Ihre Bearbeitung zu speichern!
Über „zurück“ in der rechts oberen Ecke der Ansicht gelangen Sie wieder auf die Liste mit der Übersicht der Dokumente.
Datei löschen
Wenn Sie eine Datei bzw. einen Inhalt nicht mehr benötigen, möchten Sie diesen vielleicht löschen. Stellen Sie sicher, dass an keiner Stelle mehr auf den zu löschenden Inhalt verwiesen wird – das führt sonst zu Verwirrung bei Ihren Anwendern. Rufen Sie wieder die Liste aller Dateien auf. In der Zeile zu jedem Dokument finden Sie am Ende den Button „Löschen“. Identifizieren Sie die Datei, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie in der passenden Zeile auf die Schaltfläche „Löschen“. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Bestätigungsabfrage: Haben Sie die richtige Zeile getroffen? Dann bestätigen Sie den Löschvorgang.
Achtung: Gelöschte Dokumente sind unwiederbringlich entfernt.
Wenn Sie die Löschung nicht bestätigen möchten, wählen Sie die Option „Nein, behalten“ und die Datei wird nicht entfernt. Sie können optional irgendwo außerhalb dieses kleinen Dialogfensters auf Ihren Bildschirm klicken, um die Aktion abzubrechen.
Es kann ein hilfreicher Schritt sein, Daten vor dem Löschen herunterzuladen und lokal zu sichern. Damit können Sie möglicherweise fälschlich gelöschte Dokumente in PREVISEC wiederherstellen. Öffnen Sie dazu vor dem Löschen die Bearbeiten-Ansicht. Direkt im Kontext der Voransicht der Datei finden Sie ein kleines Download-Symbol. Nutzen Sie dieses, um die Datei herunterzuladen.
Dateien in PREVISEC verwenden
Es gibt verschiedenen Stellen an denen eine Verwendung bzw. ein Verweis auf die statischen Inhalte sinnvoll sein kann. Am häufigsten verwendet sind:
- die SOPs für einzelne Szenarien bzw. Themen über die Dateien mit mehr Details anzureichern
- Beschreibungen von Aufgaben
- anlassbezogene Einzelhinweise in konkreten Incidents als Post im Feed
- Einbau von Verweisen in Formulare (z.B. mit Hinweisen zum korrekten Befüllen)
Um ein Dokument zu verweisen, rufen Sie die Bearbeiten-Ansicht auf und kopieren den Link zur Datei. Hierfür klicken Sie in die Adresszeile des Browsers und wählen kopieren aus dem Kontextmenü aus (alt.: Strg+C). Diesen Link können Sie nun in den verschiedenen Inhalten einbringen.
Beachten Sie, dass Nutzer, die Dokumente verwenden können sollen, auch Zugriff auf diese benötigen.