Im Menü „Krisenmanagement“ finden Sie eine Auflistung aller in PREVISEC vorhandenen digitalen Krisenräume. Der Status gibt an, ob ein Krisenraum noch aktiv für die Zusammenarbeit genutzt werden kann oder ob die Krise beendet wurde und er sich damit nur noch zum „Lesen“ öffnen lässt. Beginn und Ende geben per Zeitstempel die zeitliche Einordnung des jeweiligen Krisenraumes an. Für den Titel sollte eine kurze, präzise zusammenfassende Bezeichnung gewählt sein, die es ermöglicht, direkt das Thema zu erkennen. Ausgeführte Durchläufe von Alarmierungen können Sie über die Verlinkungen in der Spalte im Überblick nachvollziehen. Über den Button am Ende jeder Zeile öffnen Sie den entsprechenden digitalen Krisenraum. Nutzen Sie die Suche oder blättern Sie, um den gewünschten Raum zu finden und auf seine Inhalte zuzugreifen.
Neuen Krisenraum erstellen/öffnen
Um einen neuen Krisenraum anzulegen gibt es für Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen 2 Möglichkeiten: Ein Incident, der für sich genommen eine höchst kritische Lage darstellt und in der folgenden Bewertung als Krisen definiert wird, kann über das Floating Menü in einen (neuen) Krisenraum eskaliert werden. Dazu müssen Benutzer Zugang zum Incident haben und die Aktion dort ausführen. Mehr zum „Floating Menü“ in diesem Beitrag.
Zudem können Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen das Menü „Krisenmanagement“ aufrufen und dort über den Button „Krisenraum hinzufügen“ rechts oberhalb der Tabelle einen neuen Raum konfigurieren und öffnen. Sie landen direkt in dem neu erstellten Krisenraum und können sofort auf alle Funktionen zugreifen. Diese werden im Folgenden einzeln beschrieben.
Woher kommen die ganzen Formulierungen im Krisenraum (Guideline, Texte für Ziele, etc.)?
Diese können Sie als Unternehmen im Rahmen der Individualisierung selbst vorgeben! Sprechen Sie dazu einfach Ihre Projektbetreuer an. Ein neuer Krisenraum lädt immer erstmal Ihren Standard – dort wo angegeben können Nutzer die Formulierungen aber situationsgerecht anpassen.
Aufbau des Krisenraums
Jede Funktionalität im digitalen Krisenraum von PREVISEC ist in ein sog. „Widget“ eingefasst. Das sind jeweils die weißen Bereiche. Sie lassen sich einzeln auf- und zuklappen, um die Ansicht für jeden Benutzer individuell und passend fokussieren zu können. Die meisten der Widgets können über die Stecknadel oben links im Eck zudem in die rechte Spalte gepinnt werden. Dadurch kann die persönliche Ansicht weiter individualisiert und ein wichtiger Funktionsbereich fixiert werden. Klicken Sie erneut auf die Stecknadel, um das Element zu lösen.
Der Krisenraum in PREVISEC synchronisiert Daten live, d.h.: Eingaben, die von Nutzern gemacht werden, sind innerhalb kürzester Zeit für alle anderen Teilnehmer sichtbar, ohne dass diese die Seite neu laden müssen.
Alarmierungen
Um den Krisenstab zu alarmieren nutzen Sie das erste Widget. Dazu finden Sie eine ausführliche Beschreibung in diesem Beitrag.
Verbundene Incidents
Dieses Widget wird in der Regel nur einmalig bei der Konfiguration des Krisenraumes genutzt und allenfalls in Einzelfällen zur Anpassung von einzelnen administrierenden Nutzern später angepasst. Über die Auswahl einer Zeitspanne, bestimmter thematischer Cluster (Ihr selbst erstellter und in Szenarien und Kategorien abgebildeter „Risikokatalog“) und ggf. explizit einzelner Meldungen definieren Sie den Basisdatenumfang, der in das Lagebild geladen wird. Klicken Sie wie gewohnt doppelt auf einzelne Elemente, um diese anzupassen. Die Liste der Incidents rechts zeigt Ihnen, welche Ereignisse/Meldungen bereits in der Auswahl inbegriffen sind.
Beispiel:
Es gehen massiv Meldungen/Daten zu Stromausfällen aus Ihren Standorten ein. Die Parametrisierung könnte lauten: „Alle Incidents von [Zeitpunkt erster Incident] bis [Jetzt]; Szenarien: Stromausfall, Internetausfall, Probleme mit Kühlung, Produktions-Stop“. Damit würden alle zutreffenden Daten im Lagebild zusammengeführt.
Lage
Dieser Bereich gibt allen Teilnehmern einen Überblick über die zugrundeliegenden Daten (Ereignisse, Meldungen). Dazu werden diese auf einer Karte visualisiert. In der Karte können Nutzer auf einzelne Ereignisse klicken, um Details im Überblick zu sehen oder von dort aus die einzelnen Meldungen aufzurufen.
Tipp: Um dabei nicht den Krisenraum zu verlassen, halten Sie während dem Klick auf „Report“ „Strg“ gedrückt. Das öffnet die Meldung in einem neuen Tab.
Die 3 Charts unter der Karte geben einen Überblick über den aggregierten „Zustand“ der Einzelmeldungen. Sie stellen die jeweiligen Daten aus den zugehörigen Incidents dar und beziehen sich nicht unmittelbar auf den Krisenraum/die Gesamtlage!
Abschließend hilft die Timeline mit einer chronologischen Visualisierung der wichtigsten Ereignisse, die zeitliche Einordnung besser im Blick zu haben. Sie bildet die Einzelmeldungen und wichtige Aktionen aus dem Krisenmanagement ab. Wenn die Timeline breiter wird als der Bildschirm, können Sie diese seitlich scrollen.
Fokus Banner
Das Fokus Banner ist dafür geeignet, zu Beginn der Arbeit des Krisenstabs Ziele festzuhalten, die mit der Stabsarbeit erreicht werden sollen. Dazu stehen bis zu 3 unabhängige Formulierungen zur Verfügung. Die Zielformulierungen sollen insbesondere bei längeren Arbeitsphasen dafür sorgen, dass zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung aus den ermittelten Optionen die gewählten Maßnahmen auch bestmöglich auf die eigenen Ziele einzahlen (und diese nicht durch Zeit & Diskussion „verwaschen“ wurden).
Insofern ist es denkbar, den Beitrag einzelner Handlungsoptionen zu den jeweiligen Zielen konkret zur Bewertung der Optionen vor einer Entscheidung heranzuzuziehen.
Ein Schriftführer oder administrierender Nutzer notiert die abgestimmten Ziele, indem er die einzelnen Felder doppelt anklickt und eine entsprechende Ausführung platziert.
Videokonferenz
Der digitale Krisenraum integriert ein Konferenz-Tool. Damit können sich Mitglieder des Krisenstabes frühestmöglich nach der Alarmierung beginnen abzustimmen. Außerdem ist damit kein Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen notwendig und die gesamte Zusammenarbeit kann innerhalb der Krisenraumes von PREVISEC stattfinden.
Sie können als Unternehmen entscheiden, ob neben der standard-Anbindung ein anderes Tool (z.B. Zoom, Teams, ..) integriert werden soll. Zu berücksichtigen ist jedoch auch der „IT-Krisenfall“, in dem Ihre Betriebsinfrastruktur nicht wie gewünscht funktioniert. Sie sollten den Krisenraum in PREVISEC zusammen mit unserem Projektteam so bei sich implementieren, dass Ihre Handlungsfähigkeit für möglichst viele (alle) Szenarien aufrechterhalten werden kann. Daher kann es auch sinnvoll sein, auf andere Infrastruktur als üblich zu setzen.
Das Tool verfügt über einfache Funktionen zu Einwahl, Video- und Ton-Optionen und Verlassen des Besprechungsraumes. Zur Nutzung ist keine Installation weiterer Software notwendig.
Whiteboard
Das Whiteboard ist eine digitale Zeichenfläche, die mit der Maus oder entsprechenden Touch-Eingabemöglichkeiten genutzt werden kann. In der links angeordneten Optionenleiste wählen Sie die gewünschte Farbe sowie Formen (fertige Platzierung auf Fläche) bzw. „Pinsel“ (frei zeichnen). Zeichnen Sie auf der Fläche durch Klicken & Ziehen bzw. „Touch-Kontakt“. Klicken und Ziehen Sie Formen in der gewünschten Größe auf die Fläche.
Um existierende Elemente zu bearbeiten können Sie diese durch klicken oder ziehen eines Rechtecks um die Ziel-Elemente auswählen. Danach verschieben oder entfernen Sie diese (mit „Entf“).
Mit der Text-Option können Sie Textbereiche in der Zeichenfläche platzieren und so Hinweise, Erklärungen oder Benennungen hinzufügen.
Links unten im Eck finden Sie eine Bildexport-Funktion. Nutzen Sie diese um die aktuelle Ansicht als Bilddatei zu erzeugen und herunterzuladen. Sie können diese z.B. verwenden, um Sie als Protokoll-Inhalt mit in den Feed zu laden.
Das Whiteboard eignet sich besonders, um das Lagebild, z.B. durch eine Detail-Skizze, zu ergänzen. Gerade bei virtueller oder hybrider Zusammenarbeit hilft es dem Verständnis aller Teilnehmer, besprochene Inhalte grob mit zu visualisieren. So können zum Beispiel die Besprechungen zu verschiedenen Handlungsoptionen und deren Bewertung toll mit dem Whiteboard festgehalten werden.
Decision Guideline
Die Decision Guideline unterstützt den Krisenstab in seinem methodischen Vorgehen und wird in den meisten Fällen vom Moderator bedient. Sie lädt zunächst mit den standard-Formulierungen der Unternehmens-Vorlage, kann aber durch Doppelklick auf die einzelnen Phasen spontan angepasst werden. Durch die farbliche Markierung ist für jeden Teilnehmer ersichtlich, in welcher Arbeitsphase man sich gerade befindet. Außerdem wird die Phase an alle Inhalte, die im Protokoll vermerkt werden, „angeheftet“ – so kann später einfach nach Inhalten mit bestimmtem Kontext gesucht werden (also z.B. „Zeige alle getroffenen Entscheidungen“).
Der Krisenstab kann je nach Bedarf in beliebiger Reihenfolge und Häufigkeit durch die verschiedenen Phasen gehen und sich so der Lösung nähern.
Protokoll
Das Protokoll ist der hauptsächliche Arbeitsbereich des Protokollierenden. In den „Kopfangaben“ hält er Teilnehmer, Zeit und Anlass in Form eines Titels fest. Diese Daten werden in das Protokoll übernommen, sobald auf „Beginn eines neuen Meetings markieren“ geklickt wird. Dies kann beliebig oft wiederholt werden und so auch aufeinanderfolgende Besprechungen mit unterschiedlichen Teilnehmern über einen längeren Zeitraum hinweg nachvollziehbar dokumentieren.
Mit einem Doppelklick in das Feld „Text Protokoll“ wird begonnen, relevante Inhalte unter Zuhilfenahme der verfügbaren Formatierungsfunktionen für die aktuelle Arbeitsphase festzuhalten. Die Daten werden automatisch gespeichert und beim Wechsel in eine andere Phase mit den entsprechenden Angaben in den Feed (dann unveränderlich) gesendet. Um die Phase zu wechseln klicken Moderator oder Protokollierender in Abstimmung auf einen der angebotenen Button über dem Protokoll-Text.
Achten Sie darauf, dass der Textfluss nicht durch voreiliges Wechseln der Phase unterbrochen wird. Es hat sich bewährt, dass der Moderator führt, der Protokollierende diese Aktion jedoch ausführt.
Um die Erstellung von Text zu pausieren klicken Sie einfach außerhalb des Textfeldes auf den Screen. Die Bearbeitung schließt sich ohne die Phase zu wechseln.
Aufgaben
Das Aufgabenmanagement hilft dem Krisenstab die Entscheidungen zu Maßnahmen in der Umsetzung nachzuhalten. Vergeben Sie anfänglich Aufgaben mit entsprechenden Verantwortlichkeiten, Timelines, etc., um die To Dos zu dokumentieren. Mehr zu Aufgaben können Sie auch hier nachlesen.
Einzelne Verantwortliche können den Krisenstab jetzt jederzeit über den Bearbeitungsstand informiert halten. Da im Krisenmanagement tendenziell mehr Aufgaben anfallen als im Incident-Bereich gibt es eine Kanban-Ansicht, die den Überblick verbessert. Klicken Sie auf die Schaltfläche am Ende der Tabelle, um die Ansicht für die Aufgaben umzuschalten. In der Kanban-Ansicht können Sie Aufgaben auch per Drag & Drop aktualisieren.
Feed
Der Feed enthält sämtliche „technischen“ Logs, alle manuellen Nutzereingaben sowie Protokoll-Bausteine aus den einzelnen Arbeitsphasen. Nutzen Sie die Filter, um Elemente im Feed auszublenden und einen besseren Überblick zu erhalten.
Über das Eingabefeld mit den Upload-Optionen (identisch zum Incident) können teilnehmende Nutzer Informationen und Updates posten sowie hilfreiche Dateien zur Verfügung stellen.
Sie benötigen eine Übersicht über alle Lageinformationen? Angenommen „Lagebild aktualisieren“ entspricht in Ihrem Phasenmodell Phase 1: Filtern Sie nach Inhalten der Art „Krisenmanagement“, ggf. dem protokollierenden Nutzer und „Phase 1“ um einen sortierten Überblick über alle Lageinformationen zu erhalten.