Vorlagen definieren die Templates für Benachrichtigungen und Alarmierungen auf den verschiedenen Kanälen. Sie können diese bei der Konfiguration und an verschiedenen Stellen in der operativen Nutzung verwenden, um entsprechende Informationen mit einem bestimmten Ablauf zu kommunizieren.
Unter „Administration“ – „Vorlagen“ finden Sie eine Übersicht aller derzeit vorhandenen Vorlagen sortiert nach Kanälen. Am linken Rand sehen Sie Ihre verfügbaren Kanäle und können einen davon anwählen, um die Optionen dazu zu laden. Im Hauptbereich des Screens haben Sie eine Tabelle mit den Vorlagen aus diesem Kanal und allen Bearbeitungsfunktionen dazu.
Grundsätzlich können Sie alle erdenklichen Kanäle an PREVISEC anbinden (Messenger Apps, Teams, Slack, …). Welche Optionen zu Vorlagen dann konkret vorhanden sind und wie die Vorlage im Einzelnen aufgebaut ist, hängt natürlich auch von den jeweiligen Möglichkeiten des Kanals ab. Im Folgenden erklären wir die Vorlagen zu unseren Standard-Kanälen. Weitere Vorlagenbereiche für individuelle Kanäle funktionieren analog. Fragen Sie bei Bedarf gern unseren Support.
Vorlage erstellen
Wählen Sie am linken Rand den Kanal aus, für den Sie eine Vorlage erstellen möchten. Klicken Sie dann rechts oberhalb der Tabelle auf „Vorlage erstellen“.
Vergeben Sie im Dialog einen treffenden Namen, der die Vorlage gut identifiziert (Beispiel: „Standard Benachrichtigung für neue Meldungen“) und ergänzen Sie ggf. eine hilfreiche Beschreibung (interne Notiz). Eventuell gibt es weitere Optionen, die einen bestimmten Modus für die Kommunikation o.Ä. definieren und mit der Vorlage verknüpfen. Diese sind abhängig von den einzelnen Kanälen und deren technischen Möglichkeiten bzw. der Anbindung an PREVISEC. Sie sind treffend beschrieben und sollten selbsterklärend zu nutzen sein. Wenn Sie Fragen haben wenden Sie sich gern an unseren Support!
Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“, um das neue Element zu generieren oder verlassen Sie den Dialog ohne zu speichern über „Zurück“. Sie gelangen wieder auf die Übersicht.
Suchen Sie das neu erstellte Element oder blättern Sie in der Tabelle. Klicken Sie am Ende der betreffenden Zeilen auf „Bearbeiten“: Es öffnet sich der Detail-Dialog zu der Vorlage.
Sie sehen den vergebenen Titel und Ihre Beschreibung. Die Details zur Kommunikation mit dieser Vorlage sind diesmal direkt in den Sprachoptionen unten versteckt: Klicken Sie auf eine Sprache, um den jeweiligen Bereich zu öffnen. Abhängig vom Kanal können Sie jetzt sprachspezifische Inhalte eingeben (z.B. Betreff + Text für Mails oder nur Nachricht für SMS) und dabei auch dynamische Inhalte aus PREVISEC über sog. Tags einsetzen. Damit beziehen Sie sich auf Inhalte zu dem jeweiligen Element (z.B. Incident oder Aufgabe), zu dem eine Nachricht mit dieser Vorlage versendet werden wird. Binden Sie die Tags stets mit {{mein.tag}} (umschlossen von zwei geschweiften Klammern) in Ihre Vorlagen ein.
Die verfügbaren Tags listen wir Ihnen hier auf:
incident.id
incident.title
incident.status
incident.incidentType
incident.isTopSecret
incident.place
incident.location
incident.deviatingLocation
incident.cost
incident.criticality
incident.onPremise
incident.source.name
incident.scenario.name
incident.facts
incident.forms (Daten aus den Feldern, die als Formulare konfiguriert wurden)
incident.products
incident.persons
incident.pressData
incident.completedAt
incident.occurredAt
incident.createdAt
incident.reporter (Angabe "Meldender" im Reporting)
incident.recipients (Liste der Empfänger von Benachrichtigungen zu einem Incident)
incident.creator (erstellender Useraccount)
incident.link (URL des Incidents, Login erforderlich)
incident.confirm.link (Bestätigungs-Link für Empfänger OHNE Account)
location.name
location.companyName
location.reference
location.country
location.email
location.additionalEmail
location.phone
location.createdAt
location.address
{{location.attribute, "uuid"}}
(nach diesem Schema werden die Standortangaben als Tag verwendet. Achten Sie darauf, die richtige ID zu setzen. Sie können den vollständigen Tag aus dem Admin-Menü kopieren.)
task.title
task.result
task.assignedToFullName
task.assignedToUserGroup
task.assignedToEmail
task.link
user.name
user.firstName
user.lastName
user.email
user.mobileNumber
user.userGroup
user.role
crisisroom.link
users.notified
feed.current (Gibt den aktuellen Feedeintrag aus Incident oder Krisenraum aus)
Gehen Sie so durch alle Sprachen durch, für die Sie die aktuelle Vorlage bereitstellen möchten.
Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen jeweils zu speichern!
Details zu Anruf-Vorlagen
Anruf-Vorlagen haben einige spezielle Optionen, die wir im folgenden kurz erläutern:
Alarmierungsmodus: Der Modus legt fest, wie der Alarm durchgeführt werden soll. „Keine Bestätigung“ bedeutet, dass Ihre Nachricht unter „Voice Text“ einfach mitgeteilt wird. Ein Feedback von Nutzern wird nicht eingefordert oder erwartet. Demnach sehen Sie auch im Monitoring keine Bestätigungen in der Tabelle. Die Angabe eines „Aktionstext zur Eingabeaufforderung“ in der Vorlage ist nicht erforderlich.
Im Gegensatz dazu fordert „einfache Bestätigung“ eine Bestätigung über den Erhalt des Anrufes oder die enthaltenen Informationen ein. Die Aufforderung dazu formulieren Sie separat von der eigentlichen Nachricht im Abschnitt „Aktionstext zur Eingabeaufforderung“. Fordern Sie hier dazu auf, die Taste „1“ zur Bestätigung zu verwenden, sofern keine individuellen Anpassungen erfolgt sind. Im Rahmen der einfachen Bestätigung können Sie wiederum gruppenweise Nutzer definieren, bei denen das Annehmen des Anrufes automatisch als Bestätigung geloggt wird.
Option „ETA“: Funktioniert im Grunde wie Anrufe mit einer Bestätigung, mit der Änderung, dass Personen statt einer „1“ ihre geschätzte Dauer bis zu einer Verfügbarkeit/Anwesenheit in Minuten angeben müssen. Fragen Sie in der Eingabeaufforderung also spezifisch nach der entsprechend intendierten Eingabe. Denken Sie daran „in Minuten“ mitzuteilen und lassen Sie Eingaben mit der „#“ bestätigen!
Tipp: Verwenden Sie unterschiedliche Vorlagen, um in unterschiedlich kritischen Situationen angemessen zu verfahren.
Vorlagen bearbeiten
Um eine bestehende Vorlage anzupassen suchen Sie das Element im Bereich für den richtigen Kanal. Klicken Sie auf Bearbeiten am Ende der Zeile und verfahren Sie wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Die Felder sind diesmal natürlich bereits mit den bisherigen Daten befüllt – nehmen Sie Ihre Änderungen vor und Speichern Sie diese.
Sie können die Dialoge jederzeit verlassen ohne zu speichern, indem Sie „Zurück“ nutzen.
Vorlage löschen
Um eine Vorlage zu löschen wählen Sie zunächst den richtigen Kanal aus. Suchen Sie dann das Element mit dem Suchfeld oder durch Blättern in der Tabelle. Klicken Sie am Ende der Zeile auf „Löschen“ und bestätigen Sie die Aktion. Diese Vorlage ist ab sofort nicht mehr in Verwendung! Benachrichtigungseinstellungen, die diese Vorlage zuvor verwendet haben sind damit deaktiviert und lösen keine Kommunikation mehr aus.