Die Standardvorgehensweisen (aus dem Englischen: Standard operating procedures, kurz: SOPs) definieren Informationen, Hinweise oder „To Dos“, die die zu einer bestimmten Lage standardmäßig anwendbar sind. In PREVISEC definieren Administratoren SOPs, um diese Meldenden und weiteren Beteiligten an Vorfällen automatisch zu kommunizieren (siehe Incidents erstellen), ohne den Vorfall dafür näher bewerten und bearbeiten zu müssen. Die wichtigsten und allgemeinen Handlungsgrundsätze sind damit für jeden direkt klar ersichtlich.
Übersicht
Die SOPs werden zentral verwaltet und dann je nach Bedarf einzelnen Szenarien zugewiesen (mehr dazu hier). Um auf die Übersicht der SOPs zuzugreifen rufen Sie unter „Administration“ den Reiter „Standardvorgehensweisen (SOPs)“ auf. Sie landen auf der bekannten tabellarischen Darstellung. SOPs werden in 3 Dringlichkeitsstufen (Priorität) vorgehalten. Diese wird neben der jeweiligen Benennung in der Tabelle angezeigt.
Blättern oder suchen Sie, um ein bestimmtes Element zu finden.
SOPs erstellen
Um eine neue SOP hinzuzufügen und sie in den Szenarien zu verwenden, klicken Sie auf den Button „SOP erstellen“ rechts oberhalb der Tabelle. Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen eines neuen Elements.
Vergeben Sie zunächst einen Namen. Dieser sollte die Maßnahme/Information sehr treffend beschreiben und den Inhalt passend einordnen.
Dieser Name taucht nicht nur in der Übersicht zur Identifikation einzelner SOPs während der Verwaltung auf, sondern wird Benutzern auch als Schlagwort angezeigt, um sie bei der Arbeit mit Vorfällen im System auf eine SOP hinzuweisen. Details sind erst sichtbar wenn die SOP angeklickt wurde. Sie müssen Nutzer mit dem Namen also treffend „abholen“.
In dem anschließenden Textfeld geben Sie unter Zuhilfenahme der Formatierungsmöglichkeiten relevante Inhalte möglichst kurz und strukturiert ein. Verweisen Sie wenn nötig auf weitere Dokumente, Videos, etc. Achten Sie unbedingt darauf, SOPs nicht zu lang zu machen, sonst werden Sie ggf. in Eile oder Stresssituationen nicht gelesen!
Mit der Dringlichkeit implizieren Sie anschließend, welchen Stellenwert diese SOPs im Vergleich zu anderen haben soll. Dies wird für Benutzer nach dem Ampelprinzip farblich gekennzeichnet und hilft bei einer leichteren Orientierung im System. Seien Sie sparsam mit sehr wichtigen SOPs – konzentrieren Sie sich auf wirklich elementare Dinge!
Beispiel:
SOP: Erste Hilfe leisten
Beschreibung: Eine Beschreibung der 5-7 wichtigsten Handgriffe in wenigen Stichpunkten sowie vielleicht ein Verweis auf ein Video (bspw. zur Herzrhythmus-Massage).
Dringlichkeit: hoch (erscheint in rot)
Weniger wichtige SOP: Bilder vom Unfall machen
(…)
Klicken Sie abschließend auf „SOP erstellen“, um das neue Element zu speichern.
Über „Zurück“ können Sie den Dialog jederzeit beenden, ohne zu speichern.
SOP bearbeiten
Rufen Sie zunächst die Übersicht auf und navigieren Sie zu einem bestimmten Element. Rufen Sie am Ende der betreffenden Zeile die Funktion „Bearbeiten“ auf.
Es öffnet sich der Dialog aus dem vorherigen Abschnitt, befüllt mit den aktuell hinterlegten Informationen. Nehmen Sie in jedem Feld die gewünschten Änderungen vor.
Wenn Sie alle Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf „SOP Speichern“, um diese wirksam zu sichern. Sie können den Dialog über „Zurück“ jederzeit verlassen ohne die Anpassungen wirksam werden zu lassen.
Beachten Sie auch unsere allgemeinen Hinweise zum Speichern.
SOP löschen
Um eine SOP zu entfernen suchen Sie das Element in der Übersicht. Klicken Sie am Ende der jeweiligen Zeile auf den Button „Löschen“ und bestätigen Sie Ihre Aktion. Die gelöschte SOP wird anschließend an keiner Stelle im System mehr angezeigt.